QUẢN LÝ NHIỀU DỰ ÁN VỚI 1 CHIẾC BẢNG DUY NHẤT (GANTT CHART)
Bạn có bao giờ gặp phải sự lúng túng khi có quá nhiều công việc hay dự án đến vào cùng một lúc chưa? Cụ thể là những vấn đề như bạn không thể có cái nhìn bao quát về tất cả dự án, quản lý nhiều việc một lúc và đôi khi khiến bạn nhầm lẫn nhiều dự án với nhau. Điều này khiến năng suất cũng như hiệu suất làm việc của bạn giảm đi rõ rệt. Vì vậy bạn cần một công cụ hiệu quả để tổ chức, theo dõi và điều phối các dự án là vô cùng quan trọng. Noteworthy sẽ giới thiệu với bạn một công cụ vô cùng hữu ích giúp bạn tối ưu hoá việc quản lý dự án chính là cuốn sổ tay có tên “Project Planner".
1) Sổ tay Project Planner là gì? Những lợi ích khi sử dụng Project Planner
Sổ tay Project Planner là một cuốn sổ tay nhỏ gọn có kích thước tiện lợi để mang theo bất cứ nơi đâu. Nó giúp bạn ghi chú, quản lý và theo dõi các hoạt động trong không chỉ một mà còn nhiều dự án trong cùng một lúc. Đặc biệt khi sử dụng chung với bìa da của Noteworthy, bạn có thể lồng các ruột sổ với nhiều chức năng khác nhau phù hợp với nhu cầu của bạn, giúp tăng công dụng của cuốn sổ Project Planner. Minh hoạ trực quan về cấu tạo sổ của Noteworthy tại đây
Khi mà bạn luôn gặp vấn đề với việc không biết sắp xếp nhiều dự án trong cùng một thời điểm, thì Project Planner chính là công cụ vô cùng hữu ích giúp bạn vượt qua vấn đề này. Project Planner sẽ giúp bạn tổ chức các công việc cần thực hiện trong dự án một cách rõ ràng. Bạn có thể ghi lại danh sách công việc, gắn kết các deadline và theo dõi được tiến độ thực hiện của nhiều dự án.
Không những thế Project Planner cũng cho phép bạn lập kế hoạch cho dự án bằng cách ghi chú các công việc, sự kiện, và lịch trình quan trọng. Bạn có thể tạo ra các sơ đồ thời gian, biểu đồ GANTT, hay sử dụng các phương pháp khác để hiện thị và quản lý thời gian một cách hiệu quả.
Có một điều vô cùng đặc biệt ở cuốn sổ Project Planner này đó chính là bạn sẽ dễ dàng theo dõi tiến độ của dự án và kiểm soát được công việc một cách cụ thể nhất. Bạn có thể cập nhật tiến độ của dự án và kiểm soát được công việc một cách cụ thể nhất. Bạn có thể cập nhật các tiến độ thường xuyên, ghi chú những vấn đề gặp phải. Đây là biện pháp giúp bạn có một cái nhìn tổng quát hơn về những khía cạnh cần cải thiện và đưa ra những cách giải quyết phòng ngừa khi cần thiết.
Với một số cuốn sổ, bạn không thể lưu lại nhiều thông tin liên quan đến dự án như danh sách liên hệ, ghi chú về các cuộc họp, ý tưởng mới và các thông tin quan trọng khác. Nhưng với Project Planner được thiết kế thông minh để đáp ứng đủ những nhu cầu trên, giúp bạn dễ dàng trong việc duy trì giao tiếp hiệu quả với các thành viên trong dự án.
2) Layout của Project Planner
Sổ tay Project Planner được nghiên cứu và thiết kế để đáp ứng phù hợp nhất với nhu cầu của người dùng với 3 layout trong một cuốn sổ:
- Trang Project List Index: Là trang danh mục những dự án, sẽ theo dõi dự án đơn giản hơn rất nhiều và giúp bạn theo dõi dự án đang và sẽ cần hoàn thành, có thể dễ dàng xem lại khi cần.
- Trang Project Detail: Gồm những nội dung như: Tên dự án, ngày bắt đầu và ngày kết thúc của dự án, thanh quản lý tiến độ dự án và phần ghi chú những vấn đề quan trọng trong dự án.
- Trang GANTT Chart: Đây là layout vô cùng đặc biệt trong cuốn sổ này, GANTT Chart giúp bạn theo dõi rõ hơn về dự án như: Cột mốc thời gian; mối liên kết giữa các đầu việc; người chịu trách nhiệm; theo dõi % hoàn thành từng việc.
Có hơn 5 tính năng được TÍCH HỢP trong cuốn sổ chỉ bằng GANTT CHART:
- Thanh tiến độ theo dõi dự án tổng thể
- Tổng quan dự án trên 1 trang giấy
- Tuỳ biến phần ghi chú
- Theo dõi dự án cụ thể từng ngày
- Có nơi để Brainstorm
3) Cách dùng Project Planner
Các bước khi mới bắt đầu sử dụng cuốn sổ tay Project Planner
Bước 1: Xác định mục tiêu và phạm vi dự án: Bạn cần nắm rõ và ghi ra mục tiêu cụ thể của dự án, ngày bắt đầu, ngày kết thúc
Bước 2: Lập danh sách các công việc cần thực hiện: Với GANTT Chart bạn nên sắp xếp thứ tự công việc theo thời gian cần hoàn thành, không quan trọng việc nào ưu tiên trước.
Bước 3: Thiết lập lịch trình và deadline cho công việc
Bước 4: Cấp nhật tiến độ thực hiện và ghi chú những vấn đề gặp phải: Luôn luôn cập nhật tiến độ công việc để đảm bảo việc bạn dễ dàng theo dõi cũng như quản lý, khi gặp vấn đề khó khăn nên ghi ra và ngay lập tức tìm cách giải quyết
MẸO KHI SỬ DỤNG GANTT CHART (hay còn gọi là Color Coding)
Bạn nên sử dụng bút highlight để nhân hai công năng của cuốn sổ
Phân loại tính cấp bách bằng màu:
- Đầu việc gấp, ảnh hưởng lớn đến dự án thì sẽ dùng bút màu nóng
- Đầu việc cần ít thời gian thực hiện hơn thì sẽ dùng màu lạnh
Đánh dấu thanh tiến độ bằng việc chồng màu sắc lên nhau:
- Thời gian dự tính dùng màu nhạt
- Mức độ hoàn thành thực tế dùng màu đậm đè lên
Phân loại các nhóm công việc:
- Việc có tính chất giống nhau thì kẻ 1 vạch cùng màu ở trước đầu việc
Đây chính là sản phẩm Noteworthy đã dành 6 tháng tâm huyết nghiên cứu và phát triển, mình sẽ chia sẻ những cách dùng cụ thể hơn ở blog sau. Hi vọng bạn sẽ đón nhận và trải nghiệm sản phẩm cũng như theo dõi những bài viết sau của bọn mình.
